Contabilidad para comerciantes: Arqueo y cierre de caja

Si tienes un negocio seguro que te sonará de lo que vamos a hablar porque es un proceso que realizas día tras día al cerrar las puertas de tu local. Son muchos los que odian realizarlo por las complicaciones y problemas que da. ¿Ya sabes por dónde van los tiros? Hoy hablaremos sobre el arqueo de caja y el cierre de caja. Navegando en la red nos hemos encontrado diversas definiciones para estos dos conceptos de los que vamos hablar. Así que nos hemos decantado por adoptar la posición que nos ha parecido más adecuada para nosotros, así que hablaremos de arqueo de caja como el proceso de recuento de dinero efectivo en la caja y del cierre de caja como el proceso de hacer un recuento al final del turno de cada vendedor o al final del día para tener constancia de que el total de las ventas realizadas y el cambio. 

¿Qué es el arqueo de caja?

A pesar de tener ese nombre, el arqueo de caja no es nada más y nada menos que hacer un recuento del dinero que hay en la caja coincide con el que debe haber.

Ejemplo de arqueo de caja

Ya sabéis una de las cosas que más nos gusta es preocuparnos por vosotros. Hemos hecho un documento de ejemplo para dejar constancia del arqueo de caja. Os lo podéis descargar en formato Excel para cubrirlo tantas veces como queráis. Además hemos incluido las fórmulas necesarias para que te olvides de ponerte a sumar para conseguir el total.
cierre de caja

¿Qué es el cierre de caja?

El cierre de caja sirve para conocer si existe un descuadre (una diferencia, un sobrante o un faltante)

Lo reflejado en el libro de caja debe coincidir con lo que hay en la caja física. 

Es posible que tu experiencia haga que sepas mucho más que nosotros en lo referente a este tema pero como nos encanta ser precavidos te contaremos una forma para realizar tu cierre de caja forma correcta y sin muchos esfuerzo.

Algunos consejos para facilitarte realizar el arqueo de caja y el cierre de caja.

  1. Inicia el día con una cantidad fija de dinero. Cuenta y verifica la cantidad siempre antes de iniciar tu actividad.
  2. No hagas gestión de cobros con el dinero de tu caja. Para ahorrarte rompederos de cabeza paga con dinero externo.
  3. Al final del día, cuenta el dinero de la caja. Una vez tengas el total, restale el saldo inicial. En principio, el resultado debe coincidir con las ventas que indica que has vendido.

¿Qué ventajas te ofrece este método de cierre de caja?

Una mayor simplicidad en el proceso al no realizar los pagos de facturas o mercancías con el dinero de la caja.

Operaciones matemáticas sencillas. Si no eres bueno con los números, esta forma de realizar el arqueo de caja es muy sencilla. Tan solo tendrás que restarle al dinero de caja el saldo inicial y el resultado es el total de las ventas que has realizado.

¿Qué situaciones se pueden presentar al realizar el cierre de caja?

1.El dinero que hay en caja coincide con el saldo de la cuenta caja.

Esto quiere decir que has hecho todo bien. ¡No tienes que preocuparte por nada!

2.El dinero es menor que el saldo en caja.

¡Llegan los problemas! Quiere decir que falta dinero. Asegúrate de que no has hecho tickets erróneos o has dado cambio de más.

3.El dinero resultante es mayor al saldo en caja.

Siguen los problemas. Quizá este sea el menos grave. Tienes más dinero en tu caja

¿Por qué se producen los descuadres en la caja?

Equivocaciones al realizar los cobros y/o pagos

Error al anotar las cantidades en el libro de caja o en los justificantes de cobro o de pago.

Extravío de algún justificable, o bien que se haya omitido.

Error en el registro contable.cierre de caja

¿Quién debe realizar el cierre de caja?

En las pequeñas empresas el arqueo lo realiza propietario o administrador. Por norma general suele cuadrar con la misma persona que gestiona la caja. En el caso de las medianas y grandes empresas el arqueo lo realiza un auditor interno o revisor fiscal.

¿Cuándo se realizan los cierres de caja?

Lo más habitual es realizarlo al terminar la jornada laboral, una vez que tu negocio está cerrado y no haya ningún cliente despistado. En algunas ocasiones, por ejemplo si tienes otro empleado que cubra el turno de tarde, es posible realizar el cierre de caja cuando terminas tu turno. Así no tendrás que hacerte cargo de los descuadres que generados en los otros turnos.

Laura Bastón

2 Comments

  1. Hola, mi pregunta es:
    Cuando empecé el negocio ya hace unos meses puse de mi bolsillo unos dineros para tener cambio en la caja.
    Cómo hago para recuperar esos dineros?
    Los cojo de la caja en un día normal justificando que los retiro por un dinero en cambio ingresado tiempo atrás o he de cogerlo de las ganancias hasta ahora?

    • Hola Hugo,

      Deberías consultarlo con tus gestores o algún especialista. En cualquier caso, una cesión de dinero por parte de los socios a la sociedad/negocio suele regularse mediante un “préstamo de accionistas”. La ley en España es bastante clara al respecto y obliga a aplicar intereses “de mercado” pero el proceso es simple.

      Un saludo

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